Les archives sont définies comme « l’ensemble des documents, quelle que soit leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».

Aussi, on distingue 3 types d’archives physiques :

• Les archives courantes qui concernent l’ensemble des documents relatifs aux affaires dites courantes

• Les archives intermédiaires qui ne sont plus courantes, mais restent tout de même consultables de manière ponctuelle. C’est pourquoi, elles doivent être conservées selon leur durée légale de conservation spécifique. Après avoir satisfait aux obligations légales, ces archives peuvent être détruites

• Les archives définitives sont des documents conservés de manière définitive, c’est à dire sans limitation de durée. Ce dernier type d’archive concerne donc la conservation du patrimoine et de l’histoire de l’entreprise.

​Conseils et solutions en archivage

De la prise en charge des archives physiques à leur conservation sécurisée, les experts du Programme  vous proposeront des solutions sur mesure. Ils concevront et mettront en place un système d’archivage dont la priorité est de gérer les documents d’archives à moindre coût dans le respect des obligations légales et avec une sécurité maximale des documents.

En pratique, la politique d’archivage ainsi mis en œuvre s’organise autour de trois éléments clés, à savoir :

• Le plan de classement

• Le plan de gestion

• L’archivage de qualité (garantir une conservation des archives physiques optimale)

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