Un document est un ensemble d’informations réunies sur un support (numérique ou papier) et qui correspondent à l’interprétation de données brutes.

L’archivage a pour objectif de compiler et conserver des documents, de garantir la pérennité des données et leur authenticité (selon la norme iso 15489).
L’archivage électronique est donc la partie de l’archivage qui s’intéresse à la conservation électronique de ces informations, mais également à leur accessibilité.
Les archives numériques sont constituées de documents d'origine numérique comme les emails, les fichiers issus de logiciels bureautiques (word, excel...), les informations échangées sous forme de base de données... mais également des dossiers papiers numérisés.

L’archivage numérique doit garantir :

• L’intégrité des données : il ne doit y avoir aucune altération ou modification (sauf autorisation) des informations.

• La traçabilité : on doit pouvoir remonter à l’origine des documents, à leur auteur par exemple.

• La pérennité des informations : ce qui implique notamment leur conservation sur des supports actualisés, car certains formats ou supports peuvent disparaitre rapidement.

• L’accès aux informations : aux personnes autorisées uniquement (confidentialité) et de façon ergonomique. Le stockage doit donc être sécurisé et doté d'un système de classification et de recherche efficace.

En remplissant ces quatre conditions, l'authenticité des données est préservée et les documents restent consultables à tout moment. L'information devient donc un élément de productivité supplémentaire, là ou elle pouvait représenter un risque.